Sebagaimana yang diamanatkan UU No.7/1971 tentangketentuan pokok kearsipan, adalah suatu kewajiban pemerintah untuk mengamankan arsip-arsip khususnya yang bernilai sejarah tinggi. Sebagai instansi yang berkiprah di bidang konstruksi maka sudah seharusnya arsip yang dimilikinya dirawat dan disimpan agar tidak hilang atau rusak. Hal itu karena mengingat begitu pentingnya sebuah arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional khususnya tentang penyelenggaraan administarasi negara dan umumnya bagi kehidupan bernegara. Itulah sebabnya UU mengisyaratkan agar setiap lembaga negara menyimpan, memelihara dan menyelematkan arsip yang dimilikinya. Menkimpraswil, Ir. Soenarno dalam arahannya, juga menyerukan kepada aparatnya agar membenahi dokumen (arsip) yang dikelolanya guna diserahkan kepada Arsip Nasional RI sebelum mengalami kerusakan atau hilang.

Sekjen Departemen Kimpraswil Djoko Kirmanto mengutarakan hal itu saat memberikan sambutannya pada acara Serah Terima Arsip Statis dari Perum Jasa Tirta II (Dulu Perum Otorita Jatiluhur) kepada Departemen Kimpraswil dan dari Departemen Kimpraswil kepada Arsip Nasional RI, Senin (21/4) di Jakarta. Penyerahan dilakukan oleh direktur utama Jasa Tirta II, Tjetjep Sujana, kepada Sekjen Kimpraswil, Djoko Kirmanto yang mewakili departemen. Selanjutnya penyerahan arsip dilakukan dari Sekjen Kimpraswil kepada Plt. Kepala Arsip Nasional, Oman Sachroni, yang diakhiri dengan saling memberikan cindera mata.

Sekjen Kimpraswil menyatakan, setelah penyerahan arsip statis tersebut yang dilakukan hari ini, maka dimasa-masa mendatang pihaknya tetap akan melakukan kerjasama dengan pihak Arsip Nasional untuk melakukan hal serupa. Sejalan dengan itu, kata Djoko, Menkimpraswil telah memberikan arahannya agar setiap satminkal membenahi arsip di lingkungan kerjanya khususnya arsip statis yang memiliki nilai sejarah.

Berkaitan dengan masalah tersebut, masing-masing satminkal hendaknya dapat mengumpulkan arsip proyek mana saja yang sudah bisa diserahkan ke Arsip Nasional. "Sebenarnya penyerahan arsip statis telah direncanakan jauh hari sebelumnya. Yakni pada Hari Bakti Kimpraswil Desember 2002 lalu. Namun mengingat padatnya kesibukan maka baru dapat dilaksanakan hari ini," ucapnya. Guna menindaklanjuti kegiatan serupa di masa datang Menkimpraswil,minta kepada aparat instansinya, khususnya yang menangani kegiatan proyekfisik untuk selalumelakukan pembenahan arsip statisnya guna diserahkan kepada Arsip Nasional.

Dikatakan, berdasarkan Kepmen Kimpraswil No.01/KPTS/M/2001, tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kimpraswil, masalah kearsipan ditangani dan dikelola oleh Biro Umum, Sekretariat Jenderal. Disamping mengelola dan mengkoordinir urusan tata usaha, aset, perlengkapan dan kesejahteraan pegawai di Lingkungan Departemen. Karena itu fungsi Biro Umum salah satunya adalah menyelenggarakan fungsi pembinaan, pengelolaan tata persuratan dan kearsipan di lingkungan departemen. Menurut Sekjen Kimpraswil, arsip yang diserahkan adalah dokumen/arsip proyek pembangunan Bendungan dan PLTA Ir. Juanda Jatiluhur yang telah dibenahi hasil kerjasama Depkimpraswil dengan Arsip Nasional (ANRI) tahun 2002. Selain itu, tambah Djoko penyerahan arsip statis dari Perum Jasa Tirta II kepada Departen Kimpraswil yang kemudian diserahkan kepada ANRI itu sebagai langkah awal pembenahan dokumen/arsip proyek dilingkungan Depkimpraswil. Penyerahan arsip statis itu diharapkan akan segera di-ikuti pula oleh proyek-proyek besar lain serperti Proyek Karang Kates, Kedung Ombo, Gajah Mungkur serta Arsip Eks. Ditjen Pengairan, Bina Marga, Cipta Karya.

Akuisisi/penyerahan arsip sebenarnya telah diatur dalam PP No. 34/1979 tentang penyusutan arsip yang diperkuat dengan Surat Menko Wasbangpan No.197/MK.WASPAN/5/99 serta Keputusan Kepala ANRI No.1/1999 tentang penyerahan Arsip Orba dan Kabinet Reformasi, yang mempertegas kewajiban departemen untuk melakukan pengelolaan arsip dengan baik di lingkungan instansi pemerintah.

Dalam kesempatan yang sama Dirut Perum Jasa Tirta II, Ir. Tjetjep Sudjana menyatakan, sudah sepantasnya semua dokumen/arsip mulai dari tahap perencanaan, pembangunan hingga pengelolaan di simpan di Arsip Nasional. Dia mengakui dan menyadari bahwa pihaknya tidak mungkin sanggup menyimpan dan mengumpulkan arsip-arsip yang semula telah tercecer. "Kami sadar tidak sanggup menyimpan arsip yang memiliki nilai sejarah tinggi," ucapnya. Untuk itu dia mengucapkan terima kasih kepada pihak Departemen Kimpraswil dan Arsip Nasional yang telah bekerjasama menangani arsip proyek Bendungan dan PLTA Juanda Jatiluhur untuk kemudian disimpan di ANRI.

Sementara itu, Oman Sachroni Pjt. Kepala Arsip Nasional RI mengingatkan tentang perlunya perlindungan bagi arsip-arsip negara. Dia menilai, arsip merupakan sesuatu benda yang sangat penting sehingga perlu dilindungi dan dijaga agar tidak rusak. Karena arsip sangat dibutuhkan bila terjadi kerusakan suatu bangunan/gedung khususnya yang mempunyai nilai sejarah. Ditegaskan, selain sebagai bukti sejarah, bukti karya intelektual seseorang/organisasi, arsip juga bisa dijadikan sebagai bahan pertanggung jawaban nasional disamping bahan acuan informasi guna mendukung good government. Menjawab pertanyaan, Deputi ANRI Djoko Utomo menyatakan, bahwa selama ini baru ada sekitar 15 instansi pemerintah yang baru menyerahkan arsipnya ke ANRI. Sedangkan untuk BUMN masih bisa dihitung misal, Telkom, PTP, Bank Indonesia.

Dia mengaku sedikitnya instansi/BUMN yang menyerahkan arsip ke ANRI karena tidak adanya sanksi yang kuat terhadap pihak yang belum menyerahkan. Yang pasti, kata dia, arsip yang sudah statis harus diserahkan ke ANRI. Namun, itu hanya sebatas ketentuan yang tidak di-ikuiti dengan sanksi tegas. Yang ada sanksi hanya diberikan kepada seseorang/organisasi yang membocorkan rahasia negara. Di luar itu, hanya menunggu kesadaran dari yang berkepentingan. "ANRI sendiri selama ini mengaggap bahwa arsip merupakan sesuatu yang sangat penting. Maka siapa saja yang telah memahami aturan itu maka mereka akan menyerahkan arsipnya kepada ANRI. Tanpa harus diminta," tegasnya. Menurutnya, ada 2 keuntungan bila instani/BUMN menitipkan arsipnya kepada ANRI. Pertama, tidak perlu repot-repot lagi merawat. Karena untuk perawatan arsip membutuhkan dana yang tidak kecil. Kedua, instansi ybs dapat menghemat tempat sebagai tempat penyimpanan arsip.